توصیه‌های دورکاری برای تیم‌هایی که به دلیل انتشار ویروس‌کرونا از خانه کار می‌کنند

شیوع سریع و جهانی ویروس کرونا، تیم‌های بسیاری را مجبور کرده‌است که به صورت مجازی کار کنند. گوگل، مایکروسافت، NTT، آمازون و ده‌ها هزار شرکت دیگر، به کارمندان خود در مناطق تحت‌تاثیر، توصیه کرده‌اند که در خانه کار کنند.

اگرچه ارتباط از راه دور برای برخی شرکت‌ها مخصوصا شرکت‌های فناوری، از گذشته جزو گزینه‌های همکاری بوده‌ اما برای بسیاری‌ از تیم‌ها این یک تجربه جدید است. یکی از نشانه‌های این موضوع، افزایش جست‌و‌جوی کلید‌واژه‌هایی مثل “دورکاری” در ماه گذشته است.

در ادامه، تجربیات مدیر بازاریابی HyperOffice در این خصوص را با هم می‌خوانیم.

ما در HyperOffice، به عنوان یکی از اولین شرکت‌هایی که ابزارهای همکاریِ ابری عرضه می‌کند، خودمان از محصولاتمان به صورت واقعی، استفاده کردیم. ما در تیم‌های مجازی‌ای که در سراسر جهان پخش هستند فعالیت می‌کنیم. در ادامه برخی چیزهایی که در این مسیر یاد گرفتیم را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

۱. تیم‌های مجازی می‌توانند مفید باشند

در یک دفتر کار فیزیکی، قسمت اعظمی از روز کاری صرف بحث و گفت‌و‌گوی کارکنان درمورد نحوه حل مسائل می‌شود. قابل پیش‌بینی است که این چنین تیم‌هایی در مورد بازدهی یک تیم مجازی، شکاک باشند. اگرچه مقدار زیاد (و رو به افزایشی) از نوشته‌هایی وجود دارند که اثبات می‌کنند تیم‌های مجازی هم به کمک ابزارها و روندهای مناسب می‌توانند به اندازه تیم‌های فیزیکی بازدهی داشته‌ باشند.

یکی از نظرسنجی‌های شرکت گالوپ نشان‌ داده که کسانی که قادرند ۶۰ تا ۸۰ درصد از زمان خود را دور از دفترکار بگذرانند، بیش‌ترین نرخ تعهد سازمانی را داشته‌اند. به گزارشHardward Busibess Review: یک تحقیق گسترده شامل ۸۰ تیم توسعه نرم‌افزار با برنامه‌نویسانی از ایالات‌متحده، آمریکای شمالی و اروپا و آسیا، ثابت کرده که تیم‌های مجازی می‌توانند به سمت کارایی بیش‌تر و نتایج بهتر سوق داده شوند.

مهم این است که ابزارهای مناسب را به کار بگیرید

سازمانی که می‌خواهد یک تیم مجازی بسازد، به عنوان اولین قدم باید اعضای تیم را به تکنولوژی مناسب مجهز کند.

۲. چت داخل تیم ضروری است

قبل‌تر،  ارتباطات ما از طریق: گفت‌و‌گوهای رودررو، کنفرانس‌های WebEx، گفتمان‌های Skype و ارسال و دریافت ایمیل صورت می‌گرفت. پس از آن سرویس uShare.to را به عنوان ابزاری برای ارتباط داخل تیم‌ها توسعه دادیم. ما به تدریج ارتباطاتمان را به سمت چت‌روم‌های uShare منتقل کردیم. این تغییر کاملا بدون دردسر بود. پس از چندماه متوجه شدیم که ارتباطات ایمیلی ما ۹۵ درصد کاهش داشته‌است!

نمی‌شود به اندازه کافی به فواید چت‌ داخل تیم اشاره کرد. چت به ما قدرت برقراری ارتباط سریع و درلحظه برای انجام کارها را می‌دهد. علاوه بر آن به تیم مجازی یک حس ملموس از اینکه در یک تیم «حاضر» هستند می‌دهد. این روش بسیار خوبی برای این ایجاد حس مشارکت و انگیزه در اعضای تیم است.

علاوه بر uShare.to، سرویس‌های دیگری مثل Slack و Microsoft Teams و Fleep و غیره وجود دارند که تیم‌های مجازی می‌توانند از بین آن‌ها انتخاب کنند.

۳. کنفرانس صوتی/تصویری هم ضروری است

برای گفت‌و‌گوهایی با محتوای زیاد، چت گاهی اوقات خیلی دست‌وپاگیر است. در این موارد ما برای یک کنفرانس صوتی/تصویری سریع دور هم جمع می‌شویم. ما از ابزار‌های مخصوص کنفرانس uShare.to برای این  جلسات استفاده می‌کنیم. اکثر ابزار‌های چت مخصوص تیم مثل Slack و Microsoft Teams و غیره شامل ابزار‌های کنفرانس هم می‌شوند. Zoom هم گزینه فوق‌العاده‌ای برای جلسات است مخصوصا اگر با افرادی خارج از شرکت خودتان مثلا مشتری‌ها و فروشندگان، جلسه آنلاین برگزار می‌کنید.

۴. تلاش‌های تیمیتان را با ابزار‌های همکاری آنلاین مدیریت کنید

فراتر از ارتباطات، یک‌سری ابزار‌های همکاری آنلاین (Collaboration Tools) وجود دارند که کمک می‌کنند تلاش‌های تیمی را مدیریت کنید و کارایی اعضای تیم را بالا نگه‌دارید. ما از سیستم همکاری خودمان (HyperOffice Atlas) برای این کار استفاده می‌کنیم. تقویم‌های گروهی به ما اجازه می‌دهند برنامه‌ها و رویداد‌هایمان را هماهنگ کنیم و ابزار‌های مدیریت پروژه نیز قابلیت هماهنگی وظایف تیم‌ها، مسئولیت‌ها و ددلاین‌ها را به ما می‌دهند. ابزار‌های مدیریت اسناد هم به ما اجازه می‌دهند که ارائه‌ها، تمپلیت‌ها و سیاست‌ها را به اشتراک بگذاریم.

ابزار‌های دیگری مثل Office 365 for Business و GSuite در فروشگاه‌های نرم‌افزاری وجود دارند که با هدف «یک ابزار همه‌کاره برای تیم» عرضه می‌شوند. اگر شما ترجیح می‌دهید برای هر نیازتان یک ابزار جدا داشته باشید، می‌توانید از Box برای مدیریت اسناد و از Calendardly برای برنامه‌ریزی استفاده کنید.

هیچ‌گاه عنصر انسانی را نادیده نگیرید

همه‌ی مطالعاتی که بر روی تاثیر تیم‌های مجازی انجام‌شده، بر داشتن سیاست‌ها و روال‌های درست برای مدیریت عوامل انسانی نیز تاکید داشته‌اند. درنهایت، کار برای انسان‌ها نه فقط راهی برای کسب درامد، بلکه جایی برای معشارت است که با خلاقیت و تلاش مولد تحقق پیدا می‌کند.

۵. اعتماد و استقلال را بهبود دهید

داشتن یک تیم مجازی به این معنی نیست که شما باید دائما اعضا را چک کنید تا مطمئن شوید مشغول کار هستند. کافیست هدف‌های شفافی تعیین کنید و به اعضا اعتماد کنید تا آن اهداف را محقق کنند.

۶. رهبری و راهنمایی کلیدی است

یک رهبر خوب می‌تواند یک تیم مجازی را ساخته یا منحل کند. بدون مجاورت فیزیکی، همیشه امکان کار نکردن  و عدم تعهد افراد وجود دارد. اگر هفته‌ها بگذرد و اعضای تیم دور هم جمع نشوند، کم‌تر و کم‌تر حس می‌کنند که اعضای یک «تیم» هستند.

این مسئولیت رهبر است که پیش‌گیرانه تلاش کند که این عدم‌تعهد اصلا به وجود نیاید. رهبر باید همه‌ٔ اعضا را به طور منظم (و مجازی) دور هم جمع کند، مطمئن شود که پروژه‌ها سازمان‌یافته باشند و قبل‌از از ددلاین‌ها انجام شوند. همچنین باید به طور دوره‌ای به هر عضو تیم سر بزند و مطمئن شود هیچ نگرانی‌‌ بیان‌نشده‌ای نداشته باشند.

۷. همه‌ را مسئولیت‌پذیر کنید

این موضوع که به هر عضو تیم استقلال می‌دهید، نباید باعث از دست رفتن مسئولیت‌پذیری شود. اهداف کاری را مشخص کنید و مطمئن شوید تیم به آن‌ اهداف می‌رسد. اجازه ندهید پروژه‌ها بیشتر از ددلاین طول بکشند. اگر کارمندان بدانند که اهداف و ددلاین‌ها «اجباری» هستند، احساس مشارکت بیش‌تری در تیم خواهند داشت.

۸. همه چیز کار نیست

بدون وجود گرمای حضور انسان‌ها، تعاملات تیمی می‌تواند گاهی به سمت تعاملات خشک کاری برود. همیشه تیم را تشویق کنید که با هم تعاملات اجتماعی داشته‌ باشند. چند دقیقه اول تماس را به احوال‌پرسی و صحبت‌های روزمره اختصاص دهید.

مشکلی ندارد که یک ویدیوی خنده‌دار یا سرگرم‌کننده در چت‌روم تیم ارسال کنید. بسیاری از تیم‌ها یک چت‌روم اختصاصی برای صحبت‌‌های غیرکاری دارند.

۹. از قدرت نفوذ تماس تصویری برای تیم‌سازی استفاده کنید

این یک توصیه ساده از تجربه شخصی من است. وقتی جلسات تیم‌های مجازی شکل می‌گیرد، به طور ناخودآگاه تمایل بیشتری به تماس صوتی به جای تماس تصویری وجود دارد. این نکته را مد نظر داشته باشید که فعال‌کردن گفت‌وگوی تصویری، باعث یاد‌آوری این می‌شود که مخاطبان، افراد واقعی با خنده‌‌ها، احساسات مختلف و شاید ظاهر نامرتب هستند که فقط صدایشان را می‌شنیدیم. این موضوع باعث تقویت پیوند‌های انسانی بین اعضای تیم می‌شود.

جمع‌بندی

در حالی که ما مطمئنا از بحران ویروس کرونا دور خواهیم‌شد، این قرنطینه فرصت خوبی برای سازمان‌هاست که شرایط یک تیم مجازی را تجربه کنند. هم اکنون هم حرکت‌های جهانی بی‌شماری برای بازتعریف رابطهٔ رابطه سنتی بین کارمندان و سازمان‌ها شروع شده‌است.

اگر به دنبال وجه مثبتی برای این بحران باشیم، این ویروس به ما فرصت تصحیح هدفمان از آیندهٔ “مجازی” را داده‌است.

این مطلب ترجمهٔ این مقاله از سایت dzone.com است. (برداشت از مطلب مذکور در فروردین ۹۹ انجام شده است.)

.

.

.